Allmänna dataskyddsförordningen GDPR

Vad är egentligen GDPR?

I Maj 2018 kommer en ny lagstiftning kallad dataskyddsförordningen. På engelska förkortas den GDPR står för (General Data Protection Regulation)  som du kan läsa mer om i länken.

Lagen gäller alla EU-länder och innebär kortfattat att kraven på företag och organisationer skärps när det gäller dataskyddsfrågor och hantering av personuppgifter.

I Sverige ersätter GDPR den gamla personuppgiftslagen (PUL), fortfarande med samma syfte; att skydda den enskildes integritet. Regleringen för dataskydd gäller från och med den 25 maj 2018.

Sekretess- och personuppgiftspolicy

Insamling av personuppgifter
Det är viktigt för oss att du alltid känner dig trygg när det gäller hur vi hanterar och lagrar data om dig. Att du har förtroende för oss och att du har tillgång till information, dels på vilket sätt vi gör det på men även att vi gör det på ett lagligt och pålitligt sätt samt hur det går till.

Detta är vår personuppgiftspolicy, här beskriver vi vad vi använder data till, hur vi skyddar den och de rättigheter du har.

Vad en personuppgift är?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också till exempel bokningsnummer och krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Hur vi samlar in personuppgifter och vilka uppgifter vi samlar in:
Finn Rei-Mar Resor samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand direkt från dig i samband med bokning av resa. Detta kan ske per telefon, e-post, via brev eller vid personligt besök i butiken.

När du bokar en resa hos oss samlar vi in personuppgifter från dig för att kunna fullgöra din beställning. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, adress, kontaktuppgifter för huvudresenären, fordons registreringsnummer. I vissa fall även passkopior på alla resenärer om resan är av sådan art.

Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma uppgifter som ovan rörande barnet.

Vid personlig kontakt samlar vi in övriga uppgifter som du vill lämna ifrån dig, t.ex. allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter som du vill lämna ifrån dig till oss eller av någon i ditt resesällskap.

När du genomför en resa med oss samlar vi också in uppgifter om din resa. Det är förutom ovan angivna uppgifter t.ex. bokningsnummer, resmål, reslängd och vilka övriga tjänster du valde att utnyttja under resan.

Uppgifter som samlas in från någon annan än dig:
Vid bokning och vid kontakt med oss i olika ärenden förekommer det att en person lämnar personuppgifter om en eller flera andra personer i ett resesällskap. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter. Om du inte själv har genomfört en bokning utan någon annan har gjort en bokning där du ingår samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Det samma gäller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning.

Vem lämnar vi ut dina personuppgifter till?
Dina personuppgifter kan även komma att behandlas av Finn Rei-Mar Resors samarbetspartners som till exempel leverantörer av båtresor, hotell, busstransfer, flygresor, anslutningsbussar eller andra leverantörer av anslutningar och/eller tjänster och service i samband med resor och kryssningar och lokala samarbetspartners på destinationen. Detta sker för att vi skall kunna leverera den beställda tjänsten enligt kundens önskemål och enligt vårt uppdrag.

Hantering och lagring av personuppgifter:

Administration av din resa
För att kunna leverera de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att ställa ut biljetter och resedokument, för att göra hotellbokningar och genomföra betalningen av de tjänster du har beställt. Om du har beställt tilläggstjänster, som t.ex. transfer, utflyktspaket eller liknande används uppgifterna på motsvarande sätt för att leverera dessa tjänster.

Administration av din resa inkluderar också användning av dina uppgifter till bokföring, avräkning och revision, kredit eller andra verifieringar.

Kundvård
Vi använder dina personuppgifter för att kunna ge dig service om du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer. Vi använder ditt namn och bokningsnummer för att identifiera dig och din resa. Vi använder dina kontaktuppgifter, som e-postadress och telefonnummer för att kunna kontakta dig i samband med frågor och ärenden. Vi kan också komma att använda alla de övriga personuppgifter som vi samlat in om dig för att hantera din fråga eller ditt ärende beroende på vad som är relevant i det enskilda fallet.

Utskick av information
När du har bokat en resa med oss använder vi dina personuppgifter för att skicka dig korrekt information t.ex. reseprogram, bokningsbekräftelse, viktig information kopplade till resan. Sådana utskick sker via brev eller till den e-postadress som har lämnats i samband med bokning.

Vi skickar information om avvikelser, som t.ex. tidtabellsändringar och ombokningar. Sådan information kan skickas via e-post, brev eller lämnas via telefonsamtal beroende på avvikelsens art och vilka kontaktuppgifter vi har till dig. Vi skickar betalningspåminnelser via e-post, brev eller telefonsamtal till dig.

Hur länge förvarar vi dina personuppgifter?
Finn Rei-Mar Resor följer god sed i resebranschen. Vi sparar dina personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen. Genom din beställning av resa medger du att dina personuppgifter kommer att lagras av Finn Rei-Mar Resor i fem år.

Om du reklamerar inom två år från din senaste resa sparar vi samtliga dina uppgifter i sju år.

Reklamation av resa
Om något som gäller din resa inte fungerar eller motsvarar dina förväntningar vill vi gärna veta det på en gång, så vi kan lösa eventuella problem så snart det går.

Är du missnöjd med något under resa, kontakta omgående reseledaren vid gruppresa via Finn Rei-Mar Resor eller fartygets personal vid en privat resa – de flesta problem som anmäls går att lösa direkt på plats. Gick inte ditt problem att lösa under resan kan du göra en reklamation. Har du inte framfört dina synpunkter till berörd personal och vi därmed inte fått någon möjlighet att hjälpa till är du enligt resevillkoren och branschpraxis inte berättigad till någon ersättning.

Reklamation ska göras inom 14 dagar efter resan: Mejla oss info@finnreimar.com dina synpunkter.
Uppge resa, datum och ev. ditt bokningsnummer, så kan vi lättare hjälpa dig.

Hur skyddar vi dina uppgifter?
De personuppgifter vi har lagrade i systemet om kunder, leverantörer och anställda skyddas av tekniska åtgärder som antivirusprogram, brandvägg, trådlöst nätverk med kryptering och datorer med uppdaterade program och lösenord.

Din rätt till dina personuppgifter:
Du har alltid rätt att ta del av vilka uppgifter vi har om dig och hur vi hanterar dina uppgifter.

Du har alltid rätt att få dina uppgifter rättade om något inte stämmer och få vissa av dina uppgifter borttagna från vårt system. Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på nedanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är gratis en gång per år. Hur går jag tillväga för att begära ett registerutdrag?

Du skriver och begär ett registerutdrag från oss. Denna begäran måste skickas in skriftligen eftersom den ska innehålla din namnteckning, du kan alltså inte bara skicka ett e-post.
Märk brevet ”Personuppgiftsutdrag – till Finn Rei-Mar Resor”. Adressen hittar du här nedan:

FINN REI-MAR RESOR
Kvällsvägen 10-12
146 31 Tullinge

Lagkrav
Behandling av dina personuppgifter kan slutligen också komma att ske för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet och redovisning.

Utlämning av personuppgifter

Microsoft
Vi använder oss av Microsofts Office produkter och systemtjänster för vårt interna arbete. Det innebär att dina personuppgifter kommer att behandlas av Microsoft.

Avtalspartners och IT-leverantörer
Vi använder oss av ett antal olika IT-tjänster och IT-system i vår verksamhet. I vissa av dessa lagras och hanteras personuppgifter. Vi är måna om din integritet och säkerheten för dina uppgifter vid all sådan hantering. Vissa system är installerade lokalt hos oss och det är bara vår personal som har tillgång till uppgifterna. I dessa fall sker ingen överföring till tredje part. Vissa system är dock molnlösningar eller installerade hos leverantören och innebär att vi överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifterna på vårt uppdrag.

Interna IT-system
Internt hanterar vi personuppgifter i vår kunddatabas, i våra bokningssystem, e-mail via Microsoft Office Outlook. Dessa system är till för att kunna leverera de tjänster du har beställt från oss och för att kunna hantera frågor och kundvård i samband med utförandet av dessa tjänster. I dessa system kan samtliga de personuppgifter vi samlar in komma att hanteras.

Leverantörer av reserelaterade tjänster
För att tillhandahålla en del av de tjänster du har beställt från oss använder vi oss av underleverantörer och avtalspartners. Ofta är det nödvändigt att vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras. För att vi ska kunna leverera våra paketresor och tjänster till dig efter genomförd beställning samarbetar vi med andra aktörer såsom rederier, flygbolag, resebyråer och lokala hotell samt arrangörer av evenemang (“Samarbetspartners”). Dina personuppgifter kan komma att överföras till våra Samarbetspartners. Notera att vilken Samarbetspartner dina personuppgifter kommer att överföras till beror på vilken typ av resa du har beställt.

Hotell
Vi anlitar hotell på våra resmål för enskilda bokningar på kunders förfrågan. Hotellen får tillgång till de personuppgifter som behövs för att en bokning ska kunna göras. Det är i förekommande fall uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Flygbolag
Vi bokar flygbiljetter med olika flygaktörer. Flygbolagen får tillgång till personuppgifter om de resenärer som ska resa med respektive flygbolag. Det är uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären. Överföringen av resenärsuppgifter sker antingen via datasystemen eller direkt till flygbolaget med passagerarlistor, så kallade paxlistor.

Övriga
Om du bokar andra reserelaterade tjänster via oss, t.ex. utflykter eller aktiviteter, kan i förekommande fall de personuppgifter som behövs för att leverera den beställda tjänsten lämnas över till den som ska utföra tjänsten. Det kan t.ex. vara uppgifter om namn, födelsedatum, ålder och kön för alla resenärer på bokningen, och adress och kontaktuppgifter för huvudresenären.

Utlämning till tredje land
Eftersom vi arrangerar resor utanför Europa finns en del av våra samarbetspartners (t.ex. hotell och flygbolag) utanför EU/EES-området. Det betyder att personuppgifter kan komma att överföras till samarbetspartners i dessa länder för samma ändamål som beskrivs ovan.

Dina rättigheter

Nödvändig hantering av personuppgifter och hantering med stöd av samtycke
Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du bokar resa via oss. 

Återkallelse av samtycke
Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket.

Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Om du vill klaga
Den som anser att ett företag bryter mot PUL eller annan integritetslagstiftning kan vända sig till Datainspektionen. Läs mer på Datainspektionens webbplats 

Hur håller du dig uppdaterad om förändringar om denna information?
Vid förändringar kommer vi att uppdatera denna information om dataskydd på vår hemsida. Du är välkommen att läsa den senaste versionen av denna information på vår hemsida där vi även kommer att hålla dig informerad om det sker några betydande förändringar.

Hur kan du kontakta oss?
Om du har några frågor om användningen av dina personuppgifter i enlighet med denna information, kan du kontakta oss på följande sätt:
E-post: info@finnreimar.com, via vanligt brev på adressen:
Finn Rei-Mar Resor AB, Kvällsvägen 10-12, 146 31 Tullinge.

Personuppgiftsansvarig:
FINN REI-MAR RESOR AB
ADRESS: Kvällsvägen 10-12,0146 31 Tullinge
E-post: info@finnreimar.com
+46 (0)8- 778 23 18, 778 24 00
Organisations nr: 556283-0959